Jak mieć więcej czasu i energii? Własny system organizacji czasu i przestrzeni

Jak mieć więcej czasu? Własny sytem organizacji

Nadszedł już luty i trwa. Jak z waszą organizacją? Jak z realizacją celów, które sobie wyznaczyliście na 2019 rok? (O moich możecie przeczytać tutaj<<klik>>). Jak z ogarnianiem zimowej codzienności? Chcecie się uporać z zadaniami, które sobie zaplanowaliście na 2019 rok, a przy tym mieć więcej tych zasobów, które są najważniejsze, czyli czasu i energii. Dziś przychodzę z pomocą w tym zakresie. 

System

Żeby się dobrze zorganizować potrzebujecie narzędzi. Najlepiej prostych. Takich, które rzeczywiście ułatwią ogarnianie rzeczywistości, a nie tylko będą ładnie wyglądały na Instagramie. W sieci znajdziecie 17 milionów inspiracji, jak się zorganizować, ale prawda jest taka, że cudzy sposób, choćby wydawał się najlpszy, ma niewielkie szanse sprawdzić się w waszym życiu. Dlaczego? Bo organizacja to sprawa bardzo osobista. Czerpanie inspiracji od innych jest super, ale… system musi być wasz. Musicie go czuć, musi się sprawdzać w waszym zabieganym i zabałaganionym życiu. Albo w waszym poukładnaym i slow. I takim pośrodku. W waszym!

Jedna z koleżanek nazywa mnie skrajnie zorganizowaną. Mówi, że to, jak podchodzę do mojego życia ma znamiona zaburzeń obsesyjno-kompulsywnych. Być może. Ale patrząc na bałagan na moim biuku, gdy piszę ten tekst, szczerze wątpię, że ma rację. Ja po prostu mam system, dzięki któremu nigdy nie przegapiam deadlinów, rzadko o czymś zapominam i czuję, że mam kontrolę na moim życiem. I czas na przyjemności.

Musicie bowiem pamiętać, że organizujemy się po coś, nigdy dla samego faktu.

Na przykład po to, by mieć więcej czasu na przyjemności, sport czy dzieci. Albo imprezy. To jest absolutne sedno! Moja dobra/znakomita/wystarczająca (zależnie od etapu w życiu, poziomu energii i ilości czasu) organizacja jest pochodną tego, że mam sporo na głowie, a nie chcę czuć się przytłoczona. Sama wybrałam taki styl życia i nie marudzę, tylko zasuwam. I wiem, że bez systemu oraganizacji cały ten cyrk zwany życiem codzinnym dawno by mi się rozjechał. A więc z czego składa się mój system?

Bullet Journal,  planner czy kalendarz?

Narzędziem, której jest absolutną podstawą jest u mnie kalendarz/planner albo Bullet Journal. Zapytacie, czemu nie jedna opcja, której pozostaje wierna? Po pierwsze, lubię testować nowe rozwiązania, bo co jeśli gdzieś tam jest organizacyjny złoty Graal, a ja go jeszcze nie odkryłam? Po drugie, moje potrzeby się zmieniają. I czasem potrzebuję najprostszej z możliwych opcji, która pomoże mi przetrwać czas, kiedy jest naprawdę gorąco i wszystko dzieje się naraz. W tej opcji wybieram kalendarz. A czasem, mam więcej czasu, żeby sobie pokombinować, spersonalizować planowanie i rozliczanie, zagłębić się w moje plany i marzenia, skonfrontować je z rzeczywistością, spisać inspiracje. I wtedy wybieram Bullet Journal. Czyli bazgrzę po zeszytach, ślędzę swoje nawyki i nieźle się przy tym relaksuję <<klik>>

Wypróbowałam także kilka planerów, przygotowanych przez znane blogerki, ale jakoś żadnen nie przypadł mi do gustu. Głównie dlatego, że  – i tu wracamy do punktu pierwszego – nie były spersonalizowane do moich potrzeb. Ograniczały mnie i nie dawały możliwości zrobienia tego „po mojemu”. A wiecie, że to moje motto. Nie twierdzę jednak, że nie są to przydatne narzędzia. Spróbujcie, być może sprawdzą się wam w 100% i będziecie mieli cały ten organizacyjny chaos z głowy.

Kolorowa organizacja i odhaczanie

Ten punkt może się wydać wielu z was zbędny. I doskonale rozumiem, że kogoś takie klimaty nie kręcą. Ale ja potrzebuję widzieć, co się dzieje i w których obszarach mam najwięcej do zrobienia. Dzięki kolorom wizualizacja jest bardzo czytelna. Jak to działa? W moim planerze poszczególne obszary mojego życia mają przyporządkowane kolory. H. jest różowym, sprawy zawodowe – fioletem, papierologia i ogólne sprawy do załatwienia – żółte, finanse – pomarańczowe, a przyjemności – a jakże – limonkowo zielone. I notowanie na kolorowo tyczy się zarówno listy zadań do wykonania, jak i godzin i miejsc w kalendarzu dziennym.

Poza tym, uwielbiam odhaczać wykonanie danego zadania. Możecie się śmiać, ale bardzo mnie to motywuje i sprawia satysfakcję. Dlatego każde zadanie na liście do wykonania i każde zdarzenie w moim kalendarzu poprzedzone jest kwadracikiem, w którym można je odhaczyć – gdy jest zrealizowane. Są też inne opcje: postawić krzyżyk, gdy zadania nie wykonałam, albo strzałkę (w prawo), gdy przenoszę je na kolejny tydzień. Zobaczcie przykłady na zdjęciach:

Jak mieć więcej czasu? Własny sytem organizacji

Listy, listy, listy

Bez list nie byłoby organizacji. Musiałabym mieć niesamowitą pamięć, żeby spamiętać wszystkie zadania, inspiracje i projekty. A nie mam. Dlatego kolejnym kluczowym elementem skutecznej organizacji jest nawyk zapisywania wszystkiego, co istotne, albo o czym chcemy pamiętać. Ale to nie wszystko, jeśli zaczniesz zapisywać istotne plany i przypominajki na biletach tramwajowych albo małych przylepnych kareczkach, zginiesz marnie. Najparwdopodobniej zgubisz je lub o nich zapomnij. Dlatego zapisuj w swoim głównym narzędziu, czyli kalendarzu, planerze albo BuJo. Na początku, może być nawet dość chaotycznie. Gdy system wejdzie ci w krew, uporządkujesz to.

Wyrób sobie także nawyk zapisyawania od razu w najodpowiedzniejszym miejscu. Czyli? Na przykład wczoraj dostałyśmy z H. zaproszenie na urodziny do jej koleżnaki. Zaproszenie przyszło via Whatsapp. Co zrobiłam? Po prostu odnalzałam datę w kalendarzu, zdecydowałam od ręki, czy sie wybieramy, a ponieważ odpowiedź była twierdząca wpisałam wydarzenie, z godziną i miejscem pod datą i oznaczyłam na różowo (bo to kolor H.) . Impeza jest w sobotę więc do listy zadań na tydzień, który ją poprzedza dodałam przypomnienie o prezencie. I tyle. 60 sekund roboty, a nic mi nie umknie. Oraz ilustracja tego, dlaczego każdy z tygodni w moim kalendarzu musi mieć przyporządkowaną listę zadań.

Porządek w dokumentach

Ostatnio szukałam ważnego dokumentu w biurze mojej szefowej (za jej pozwoleniem, oczywiście). I niemal dostałam szału. Nie mogłam zrozumieć, jak mozna mieć taki bałagan i obwiniłam go o fakt, że chyba nie jesteśmy najlepiej zorganizowaną jednostką na świecie. Materiały biurowe były w czterech różnych miejscach, archiwum – w pięciu. Naprawdę niesposób było się w tym rozeznać i nie znalazłam mojego ważnego dokumentu. Ale gdy trochę ochłonęłam, doszłam do wniosku, że – patrz ponownie punkt pierwszy – to jest sytem mojej szefowej, a nie mój. Spersonalizowany do jej potrzeb. I jakaś logika w nim była, jakby się tak głębiej zastanowić. Tyle, że nie moja. I teraz kwintesencja całej sprawy.

Nie ważne, czy prowadzicie firmę, jesteś etatowcami, Rodzicami ogarniającymi dom, czy może wszystkim na raz, musicie mieć uporządkowane dokumenty. Koniec kropka. Bez tego nie zajdziecie nigdzie, a chaos będzie was przerażał i niepokoił.

I to zarówno dokumenty papierowe, jak i te na komputerze. Trzymajcie rachunki razem, umowy z dostawcami i kontrahentami razem, a dziecięce świadectwa i akty rodzenia w oddzielnym miejscu. Stwórzcie system, który jest czytelny dla Was,  i upewnijcie się, że ma sens dla waszych partnerów (biznesowy czy życiowy). W przygotowaniu wpis o porządkowaniu dokumentów. Już wkrótce. Zapisz się na newsletter z boku strony, by go nie przegapić!

Dokumentów nie wystarczy uporządkować raz na zawsze. Niestety. Nowe spływają w zastraszającym tempie, tak jakby Wszechświat zaprzysiągł się, by nas zalać papierami (ku zgrozie Matki Natury). Dlatego musicie zaplanować porządkowanie dokumentów w kalendarzu co najmniej raz na kwartał. Lepiej by było raz w miesiącu lub co drugi tydzień. Ale bądźmy realistyczni, któ ma czas sprzątać dokumenty w co drugi weekend? A co zrobić z dokementami w tak zwanym międzyczasie? Odpowiedzią jest…

„Bieżąca” szuflada (albo pudełko)

To nie jest miejsce, którym chciałabym się pochwalić. Ale jest mi potrzebne i wam najprawdopodobniej też będzie. Górna szuflada w moim biurku jest własnie moją bieżącą szufladą.Trafiają tam zaproszenia na imprezy, rachunki, przypomnienia o przeglądach, listy z inspiracjami, które chwilowo nie mają innego miejsca itp. Raz na jakiś czas, w moim przypadku najczęściej raz w miesiacu porządkuję tę szufladę. W międzyczasie siegam do niej, by na przykład zapłacić rachunek, gdy przypomina mi o tym kalendarz. Albo iść na imprezę, która wymaga okazania zaproszenia.

Dbam o to, by ją regularnie uprzątnąć. Im mniej dokuemntów zawiera, tym szybciej przebiega proces czyszczenia. To taki niewirtualny Inbox zero. Należy regularnie opróżniać i układać we właściwym miejscu. Wpis o tym, jak to skutecznie i szybk zrobić, już wkrótce.

Małe nawyki, wielkie zmiany

Podsumowując, zorganozwanie się to proces, który ułatwi wam życie. Poczujecie się spokojniejsi i dumni, że to wy sprawujecie kontrolę, a nie życie was chłoszcze, jak gałązki brzeziny na wietrze. Kluczowe jest tu wprowadzenie małych nawyków, które przyniosą wam duże, pozytywne zmiany. A więc:

  • Zaczynajcie dzień z kalendarzem. Rano, przy kawie, czy wodzie z cytryną, przejrzyj kalendarz. Dowiesz się, co masz zaplanowane na najbliższy dzień i tydzień. Odhaczcie też te zadania, które zrealizowaliście poprzedniego dnia (lub przenieście je na konkretną datę). Ja trzymam kalendarz otwarty cały dzień, realizuję i odhaczam na bieżąco, zapisuję i decyduję od ręki. Wieczorem lub pod koniec dnia pracy sprawdzam, czy wszystko jest wykonane lub przeniesione na kolejne dni.
  • Zapisujcie wszystko, co uznacie za ważne. Najlepiej w waszym organizerze/kalendarzu. Najskuteczniej będzie, jeśli od razu przyporządkujecie datę do danego zadania z założeniem buforu czasowego na jego wykonanie.
  • Decydujcie od razu albo zaplanujcie, kiedy zdecydujecie.  Jak mówi porzekadło, „co z głowy, to z myśli”. Zapiszcie sobie np: Odpisz Julce (kawa 11.02) i to wystarczy, żeby nie zapomnieć
  • Zaplanujcie czas na płacenie rachunków, sprawy urzędowe, research i „małe sprawy”. Jeśli musicie zawieźć lub przesłać księgowej faktury, poszukać treningu judo dla córki albo złożyć wniosek o paszport, musicie to zaplanować. Nawet jeśli zadanie wydaje się małe i ma zająć „tylko kilka minut”, np. telefon do przyjaciółki, która ma urodziny. Nie ma zadań zbyt małych, lub mało ważnych, by je wpisać do planu dnia czy tygodnia. U mnie regularnie pojawiają się „podlej kwiaty” czy „umów się z Lindą”.
  • Wrzucajcie dokumenty do bieżącej szuflady. Nie odkładajcie ich na półkę, do torby laptopa czy portfela. Po prostu włóżcie do szuflady/pudełka, natychmiast po otwarciu koperty lub opróżnieniu z torebki.
  • Sprzątajcie dokumenty regularnie. Tylko to pozwoli wam zachować kontrolę, którą uzyskaliście porządkując je.

 

Proste, prawda? Dajcie znać, czy podoba się wam mój system i jak można by go ulepszyć? Więcej wpisów o organizacji, która ułatwia życie, już wkrótce. Pozdrawiam Was serdecznie!Pa

 

 

 

Zapewne zainteresuje Cię również

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *